Privacybeleid

Het Brussels Fantasy Film Festival (ook wel BIFFF genoemd) zet zich in voor het respecteren van uw privacy. We gebruiken de informatie die we verzamelen in overeenstemming met de Belgische wetgeving, met inbegrip van de nieuwe Europese algemene verordening inzake gegevensbescherming (AVG) die van kracht werd op 25 mei 2018.

Als u na het lezen van dit privacybeleid nog vragen hebt, kunt u contact met ons opnemen via:

BIFFF/AVG
Gravin van Vlaanderenstraat 8, 1020 Brussel ‐ België
tel.: +32 2 201 17 13
e-mail: info@bifff.net
webstek www.bifff.net

1. Welke informatie verzamelen wij?

De persoonlijke gegevens die we over u verzamelen omvatten:

• Naam, voornaam, leeftijd, geslacht, e‐mail, telefoon, adres
• Verrichtingsgeschiedenis
• Details van de bezoeken aan onze webstek (internetverkeersgegevens)
• De foto’s en video’s die we gebruiken voor promotionele doeleinden
• We gebruiken persoonlijke toegangsbadges met foto (accreditaties) voor onze vrijwilligers, medewerkers, de pers, filmprofessionals en abonnees.
• Andere persoonlijke basisgegevens die u ons heeft verstrekt (bijvoorbeeld wanneer u ons uw visitekaartje geeft of wanneer u ons een e‐mail stuurt).

2. Hoe verzamelen we uw gegevens?

A) Informatie die rechtstreeks via u wordt verkregen wanneer:

• U zich inschrijft voor een van onze evenementen
• U zich abonneert op onze nieuwsbrief
• U deelneemt aan een wedstrijd
• U een film of ander artistiek werk indient bij het festival
• U een kaartje koopt
• U een aankoop doet in onze winkel
• U uw voorkeuren op onze webstek bijwerkt
• U solliciteert naar een baan, een stage of een vrijwilligersfunctie
• U zich bij ons registreert als professional of journalist
• U intekent op een abonnement of accreditatie voor het festival
• U werkt of deel uitmaakt van het team
• U met ons op een andere manier communiceert

B) Met externe middelen verkregen informatie:

We kunnen informatie ontvangen van externe bronnen die ons in staat stellen onze doelgroepen, bezoekers en fans beter te begrijpen om zo onze communicatie‐ en marketingmethoden te verbeteren.

Deze bronnen omvatten:

a) Cookies:

Zoals alle webstekken ontvangen en bewaren we bepaalde gegevens wanneer u de festivalwebstek gebruikt. We gebruiken cookies om ons te helpen onze webstek en het gebruiksgemak ervan te verbeteren.

Noodzakelijke cookies: We zijn van mening dat deze cookies strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de webstek en daarom niet kunnen worden geweigerd. Na uw bezoek aan onze webstek worden ze automatisch verwijderd, met uitzondering van de cookie waarin uw voorkeuren worden opgeslagen.

Functionele cookies: Deze cookies slaan uw voorkeuren (bijvoorbeeld uw taalkeuze) en webstekactiviteit op om u een meer gepersonaliseerde surfervaring te bieden. Daarnaast analyseren en evalueren ze uw gebruik van de webstek om uw online ervaring te verbeteren.

b) Externe organisaties:

Uw informatie kan met ons worden gedeeld via ons ticketsysteem, maar alleen als u heeft aangegeven dat u akkoord gaat met het ontvangen van onze berichten.

Wanneer we een evenement organiseren in coproductie met één (of meer) derde partijen kunnen persoonlijke gegevens worden gedeeld voor de praktische organisatie van het evenement.

c) Sociale media

We gebruiken sociale media om berichten en updates over onze evenementen en nieuwe ontwikkelingen te verspreiden.

Afhankelijk van uw instellingen en het privacybeleid dat wordt gebruikt door sociale media en e‐maildiensten zoals Facebook, LinkedIn en Twitter kunnen we analytische informatie ontvangen waarmee u niet persoonlijk kunt worden geïdentificeerd, maar waarmee we de reikwijdte en effectiviteit van onze reclame beter kunnen begrijpen. Deze bedrijven hebben zich verbonden aan de AVG.

d) Voor het publiek beschikbare informatie

Dit geldt ook voor gegevens op openbaar toegankelijke webstekken en online telefoongidsen, maar we zullen deze nooit voor marketingdoeleinden gebruiken.

Contactgegevens uit een openbare bron kunnen worden gebruikt om informatie te verstrekken over een aantal van onze activiteiten. U kunt ons vragen om geen enkel moment dergelijke e‐mails te ontvangen.

3. Nieuwsbrieven

We hebben een nieuwsbrief om u te informeren over evenementen, activiteiten of informatie op onze webstek (voorbeeld: de opening van het festival, het begin van de kaartjesvoorverkoop). Af en toe kunnen we informatie opnemen van de medewerkers met wie we samenwerken.

Om deze nieuwsbrief te ontvangen registreert u zich eenvoudigweg via onze webstek. U kunt zich uitschrijven door de procedure onderaan de nieuwsbrief te volgen.

4. Tussenpersonen en derden

Het kan gebeuren dat we uw contactgegevens moeten verstrekken:

als we een evenement organiseren in samenwerking met een andere organisatie, om ons te helpen dit te organiseren.

• als u hebt deelgenomen aan een wedstrijd met onze partners, zodat u de prijzen die u hebt gewonnen in ontvangst kunt nemen.
• om te voldoen aan alle verplichtingen (politie en andere instanties op het gebied van misdaadpreventie en ‐opsporing of regelgevende instanties).
• aan onze juridische adviseurs.
• met het oog op de naleving van regelgeving of inspecties.
• bij sommige gelegenheden verkopen we kaartjes voor andere organisaties: uw naam, contactgegevens en registratie van de door u gekochte kaartjes zijn zichtbaar voor deze organisatie.

We verkopen geen persoonlijke gegevens aan derden voor welk doel dan ook. We zullen uw gegevens niet delen met andere organisaties of sponsors.

5. Online winkelen

Uw persoonlijke gegevens worden opgeslagen en verwerkt op de beveiligde systemen van het festival of worden namens het festival beheerd door leveranciers.

Waar mogelijk houden we slechts één dossier bij per klant.

We hebben een contract met de ‘SIX Payment’-software die zorgt voor veilige online betalingen.

6. Bescherming van onze gegevens

Alle informatie wordt opgeslagen in de databases van het BIFFF. Ze wordt bewaard op de werkplek (waar PEYMEY vzw is gevestigd) en wordt tijdelijk overgebracht naar de plaatsen waar het festival plaatsvindt.

De databanken worden beschermd door een wachtwoord.

De lokalen waar de vereniging is gevestigd en de lokalen waar het festival plaatsvindt, zijn beveiligd.

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Elke persoon en organisatie die voor het festival werkt, kan tijdelijk toegang hebben tot de gegevens. Ze moeten vooraf een aanhangsel bij hun contract ondertekenen waarin ze zich ertoe verbinden de vertrouwelijkheid en de bescherming van de gegevens te waarborgen.

In geval van verlies of diefstal van deze databank zullen de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokken personen overeenkomstig de AVG op de hoogte worden gebracht.

We verbinden ons ertoe te zorgen dat onze dienstverleners en partners zich houden aan de AVG.

We verzamelen ook informatie over hoe u onze diensten gebruikt om onze processen en communicatie te verbeteren.

We nemen video’s, foto’s en audiobestanden op en gebruiken deze voor promotionele

doeleinden op onze webstek en sociale media wanneer het niet mogelijk is om uw specifieke toestemming te verkrijgen (bijv. groepsfoto’s, achtergronden).

7. Uw rechten

U kunt uw gegevens raadplegen, wijzigen of verwijderen door een e‐mail te sturen naar info@bifff.net. We sturen ze binnen maximaal 30 dagen naar u op.

Om elk misbruik van het systeem te voorkomen vragen we u om uw identiteit te bewijzen door ons een kopie van een officieel identiteitsbewijs te sturen.

U kunt zich op elk gewenst moment afmelden voor onze nieuwsbrief door de link onderaan de nieuwsbrief te volgen.

8. Hoe lang wordt uw informatie bewaard

We bewaren informatie zolang deze geldig is en strikt wordt gebruikt in het raam van onze activiteiten in overeenstemming met de AVG. Zoals hieronder vermeld hebt u het recht ons te vragen uw persoonlijke gegevens uit onze databases te verwijderen.

9. Wijziging van het reglement

We behouden ons het recht voor deze regelgeving te wijzigen en te actualiseren om te voldoen aan de nieuwe ontwikkelingen dienaangaande.

Gedaan te Brussel, 25 mei 2018.
Laatste update: 21 januari 2019

Het team van het BIFFF en PeyMey Diffusion